【経理業務の効率をアップ】入金消し込み作業はソフトを利用しよう

ルールは明確にする

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システムに合わせる努力

入金消し込みのシステム刷新や導入を検討する場合、抑えておきたいポイントはいくつかあります。客先の請求締め日と支払月は基本的に不変です。また、変更になる際は客先から正式文書で通知が来ます。請求通りに入金になるので、順番に入金消し込みをかけていけば問題ありません。ですが、大型の案件などで金額が突発的に跳ね上がる場合は、締め日や支払月が変更になることもあります。または一括で支払されず、分割で支払されることもあるでしょう。突発的な事象にシステムは、細部まで対応できないので、運用で回避するのが一番ですが、ルールをしっかりと決めておく必要があります。担当者ごとにルールが違うようでは、入金消し込みのシステムが思うように機能しないですし、他の人が見ても分かりづらい処理になってしまいます。イレギュラー処理は基本的に想定できないものですが、過去の支払実績などでイレギュラーに相当するものがあれば、それを参考にしてルールを明確にしておく必要があります。事前に想定できなかった処理が発生した場合は、上長の判断を仰いで処理するしかありません。担当者個々の判断で処理することは回避することが必要です。システムを導入するということは、これまでの入金消し込みのシステムや仕組みを無視して、全く違うものが導入されるということはないはずです。イレギュラー処理が発生しないように、システムが対応していないということを営業部隊にも周知して、極力理解を求めることが大切です。

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